Organizacje pozarządowe muszą się stosować do regulacji ustawy o rachunkowości oraz do ustaw oprawie podatkowym. Księgowość to rejestrowanie wydarzeń finansowych, które mają miejsce w każdej organizacji.

Koszty i przychody organizacji

Organizacje pozarządowe powinny rozdzielić koszty na statutowe i administracyjne. Podział kosztów na statutowe i administracyjne jest arbitralnym wyborem każdej organizacji, ale powinien być racjonalny i przejrzysty [Zagrodzka T., Bruski T. (2004), Zarządzanie finansami w organizacjach pozarządowych nieprowadzących działalności gospodarczej, Stowarzyszenie Klon/Jawor, Warszawa, s. 9].

Za koszty statutowe można uważać koszty związane z realizacją danego programu, którego cel jest zgodny z celami statutowymi jednostki. Są to koszty, bez których dany program nie mógłby funkcjonować. Przykładowo, jeżeli fundacja przydziela dotacje i organizuje szkolenia w zakresie korzystania i rozliczenia dotacji, to kosztami statutowymi mogą być:

• koszty organizacji szkoleń (wynajem sal, wynagrodzenie wykładowców, wyżywienie uczestników, materiały szkoleniowe),
• materiały biurowe, opłaty telefoniczne, opłaty pocztowe i bankowe ściśle związane z przygotowaniem i realizacją szkolenia.

Za koszty administracyjne można uważać inne koszty, które nie zostały zakwalifikowane jako koszty statutowe. Mogą być nimi np. materiały biurowe, koszty remontów, koszty sprzątania biura.

Część kosztów będzie wspólna dla działalności statutowej i administracyjnej, np. czynsz za biuro, opłaty bankowe, wynagrodzenia obsługi biura. Powinny być jednak rozliczone umownym wskaźnikiem procentowym na źródła finansowania (odpłatne i nieodpłatne).

Przychody organizacji pozarządowych powinny być rozdzielone na nieodpłatne i odpłatne przychody statutowe oraz przychody z działalności gospodarczej.

Do źródeł przychodów ze statutowej działalności nieodpłatnej zalicza się:

• przychody z tytułu 1% odpisu podatku dochodowego od osób fizycznych,
• przychody ze składek członkowskich,
• zbiórki publiczne, z wyłączeniem sprzedaży przedmiotów darowizn,
• dotacje, subwencje,
• darowizny rzeczowe,
• spadki,
• zapisy,
• nawiązki,
• inne przychody określone statutem, niepowiązane z pobieraniem wynagrodzenia oraz działalnością gospodarczą.

Przychodami organizacji są głównie darowizny. Otrzymanie darowizny potwierdza się zwykle przez deklarację samych darczyńców na wpłacie bankowej lub przez zawarcie umowy między darczyńcą lub organizacją. W niektórych przypadkach organizacja wystawia dokument potwierdzający konkretne zdarzenie, np. potwierdzenie przyjęcia opłaty za działanie związane z odpłatną działalnością pożytku publicznego.

Polityka (zasady) rachunkowości

Po rozpoznaniu charakteru działalności danej organizacji pozarządowej należy opracować politykę (zasady) rachunkowości (art. 10 uor). Podstawowym elementem polityki rachunkowości jest zakładowy plan kont, ustalający wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązanie z kontami księgi głównej.

Zakładowy plan kont może być bardzo ograniczony, jeżeli organizacja nie zatrudnia pracowników na umowę o pracę i nie posiada środków trwałych.

Minimalny zakres kont księgi głównej zaproponował A. Michalik [Michalik A., Rachunkowość i podatki organizacji pozarządowych, Fundacja Rozwoju Społeczeństwa Obywatelskiego, Warszawa 2004, s. 25] .

Jeżeli organizacja posiada środki trwałe, wartości niematerialne i prawne, zatrudnia pracowników, otrzymuje dotacje (granty) ze środków bezzwrotnej pomocy zagranicznej lub dotacje z budżetu państwa, jednostki samorządu terytorialnego czy funduszy celowych, np. Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, wystąpi konieczność rozbudowania zakładowego planu kont.

Propozycje zakładowego planu kont dla organizacji pozarządowych opracowali również inni autorzy [Lasocki, 1994; Dworowska (w:), Dworowska W. (2006), Rachunkowość fundacji, stowarzyszeń i organizacji pożytku publicznego, ODDK, Gdańsk; Zagrodzka, Bruski, 2004, s. 5-8]. Najbardziej rozbudowany plan kont uwzględniający grupowanie kosztów według realizowanych programów zaproponowała B. Hermak (w:) Hermak B., Plan kont w organizacji pozarządowej, „Rachunkowość Organizacji Pozarządowych w Praktyce” 2006.

Organizacje pozarządowe są dofinansowywane przez jednostki samorządu terytorialnego, ministerstwa, fundacje lub osoby prywatne. Zwykle otrzymują środki na konkretny program. Z realizacji tego programu muszą się rozliczać. Dla ułatwienia rozliczeń ze sponsorami należy odpowiednio opracować zakładowy plan kont, który będzie posiadał kilka poziomów analityki, szczególnie w zakresie ewidencji kosztów i przychodów.

Jeżeli organizacja pozarządowa posiada kilku sponsorów, to dla ewidencji kosztów i przychodów działalności statutowej powinna założyć następujące poziomy analityki:

Najlepiej byłoby zrezygnować z ewidencji kosztów na kontach zespołu 4 planu kont i księgować je na kontach zespołu 5, odpowiednio uzupełnionego o rodzaje kosztów. Jeżeli finansujący będzie miał ten sam numer na kontach kosztów i przychodów, łatwo będzie sporządzić zestawienie poniesionych kosztów, które pokrywa dany sponsor. Taki sposób ewidencji analitycznej kosztów i przychodów ułatwi rozliczenie kosztów i przychodów każdego programu.

Sporządzając sprawozdanie dla finansującego, wystarczy wykonać wydruki sumujące koszty programu od dnia jego rozpoczęcia.

Koszty administracyjne powinny mieć również trzy poziomy analityki, aby koszty rodzajowe były na III poziomie, co ułatwi sumowanie kosztów według rodzajów. Przykładowo mogłyby to być następujące poziomy:

I poziom – ośrodek odpowiedzialności, np. biuro, magazyn,

II poziom – finansujący,

III poziom – rodzaje kosztów.

Finansujący może pokrywać koszty bezpośrednie programu lub koszty administracyjne, które nie są przypisane do konkretnych programów.

Zaproponowany model ewidencji kosztów i przychodów działalności statutowej można zastosować również do działalności statutowej odpłatnej. Finansującym będzie osoba prawna lub fizyczna, która zamówiła usługę.

W przypadku działalności gospodarczej wskazane jest zachowanie również trzech poziomów analityki dla kosztów i przychodów działalności operacyjnej:

I poziom – rodzaj usługi,

II poziom – odbiorca usługi,

III poziom – rodzaje kosztów.

Jeżeli dla działalności gospodarczej wydzielono koszty administracyjne, to można zastosować analitykę zaproponowaną dla kosztów administracyjnych działalności statutowej.

Sprawozdawczość finansowa.

Zakres sprawozdawczości finansowej organizacji pozarządowych zależy od tego, czy jednostka prowadzi działalność gospodarczą.

Organizacja pozarządowa nieprowadząca działalności gospodarczej może sporządzać sprawozdanie finansowe, które składa się z:

1) bilansu,

2) rachunku wyników,

3) informacji dodatkowej.

Zawartość merytoryczna elementów sprawozdania finansowego jest określona w treści rozporządzenia i w załącznikach do rozporządzenia.

Jeżeli organizacja podejmuje działalność gospodarczą w ciągu roku obrotowego, wówczas z dniem podjęcia tej działalności stosuje przepisy ustawy o rachunkowości odnoszące się do jednostek prowadzących działalność gospodarczą. Sprawozdanie finansowe jednostki niepodlegajacej obowiązkowi corocznego badania przez biegłego rewidenta składa się z (art. 45 ust. 2 ustawy):

• bilansu,
• rachunku zysków i strat,
• informacji dodatkowej, obejmującej wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz dodatkowe informacje i objaśnienia.

Sprawozdanie finansowe jednostki podlegające corocznemu badaniu przez biegłego rewidenta obejmuje ponadto zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym oraz rachunek przepływów pieniężnych (art. 45 ust. 3).

Jednostka, która w roku obrotowym, za który sporządza sprawozdanie finansowe, oraz w roku poprzedzającym ten rok obrotowy nie osiągnęła dwóch z trzech wielkości określonych w art. 50 ust. 2 ustawy, może sporządzić sprawozdanie w formie uproszczonej, wykazując pozycje sprawozdawcze oznaczone literami i cyframi rzymskimi. Informację dodatkową sporządza się odpowiednio w uproszczonej formie.

Jednostki prowadzące działalność gospodarczą mogą posiadać jednostki organizacyjne sporządzające samodzielnie sprawozdania finansowe. Jednostki te mogą mieć siedzibę w kraju lub za granicą. Jednostka, w skład której wchodzą jednostki organizacyjne sporządzające samodzielnie sprawozdania finansowe, sporządza łączne sprawozdanie finansowe, będące sumą sprawozdania finansowego jednostki i wszystkich jej oddziałów, wyłączając odpowiednio (art. 51 ustawy):

• aktywa i fundusze wydzielone,
• wzajemne należności i zobowiązania oraz inne rozrachunki o podobnym charakterze,
• przychody i koszty z tytułu operacji dokonywanych między jednostką a jej oddziałami lub między jej oddziałami,
• wynik finansowy operacji gospodarczych dokonywanych wewnątrz jednostki, zawarty w aktywach jednostki lub jej oddziałów.

Można nie dokonywać wyłączeń, jeżeli nie wpłynie to ujemnie na przedstawienie rzetelnie i jasno sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki.

Terminy sporządzania, zatwierdzania i publikacji sprawozdania finansowego organizacji pozarządowej są zgodne z zapisami ustawy o rachunkowości.

Reasumując:

Organizacja rachunkowości organizacji pozarządowych zależy od rodzaju jednostki, zakresu działalności, wartości majątku, ilości zatrudnionych i potrzeb informacyjnych kierownika organizacji oraz członków tej organizacji. Dobra organizacja rachunkowości zapewni przestrzeganie wszystkich zasad określonych ustawą o rachunkowości.

Halina Więch